PRIVACYVERKLARING

Levet Scone – Oud-Leerlingenbond Sint-Jozefcollege Turnhout (hierna Levet Scone) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De contactgegevens van Levet Scone zijn:

– postadres: Koningin Astridlaan 33, 2300 Turnhout, België;

– webadres: www.levetscone.com;

– e-mailadres: info@levetscone.com.

1. Voorafgaande bepaling

Levet Scone stelt zich tot doel (1) om het contact tussen oud-leerlingen onderling, tussen oud-leerlingen en (oud-)leerkrachten en tussen oud-leerlingen en het Sint-Jozefcollege Turnhout te ondersteunen en te bevorderen door hen een zo breed mogelijk platform aan te bieden waarop dit mogelijk is en (2) om de oud-leerlingen te vertegenwoordigen in het geheel van de Jezuïetenscholen in Vlaanderen.

Vanuit deze dubbele doelstelling beheert, onderhoudt en actualiseert Levet Scone de databank met oud-leerlingen en (oud-)leerkrachten van het Sint-Jozefcollege Turnhout. Volgende personen zijn opgenomen in deze databank: (1) iedere leerling die één van de richtingen secundair onderwijs van het Sint-Jozefcollege Turnhout met vrucht heeft beëindigd, (2) iedere benoemde oud-leraar, oud-directielid en benoemde oud-opvoeder van de richtingen secundair onderwijs van het Sint-Jozefcollege Turnhout, (3) iedere benoemde leraar, directielid en benoemde opvoeder van de richtingen secundair onderwijs van het Sint-Jozefcollege Turnhout, (4) iedereen die hiertoe een uitdrukkelijk verzoek indient bij Levet Scone. Deze personen worden allen als leden van Levet Scone beschouwd.

2. Persoonsgegevens die Levet Scone verwerkt

Levet Scone verwerkt de persoonsgegevens van haar leden doordat zij lid zijn van Levet Scone en/of omdat zij deze zelf aan Levet Scone verstrekken. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij maximaal verwerken:

– voor- en achternaam;

– adresgegevens;

– telefoon- en/of gsm-nummer;

– e-mailadres;

– geboortedatum;

– retoricajaar;

– studierichting en klas tijdens retoricajaar;

– klastitularis tijdens retoricajaar.

3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die Levet Scone verwerkt

Levet Scone heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 16 jaar. Indien, uitzonderlijk en in het kader van haar doelstellingen, persoonsgegevens van personen die jonger zijn dan 16 jaar behandeld dienen te worden, dan stelt Levet Scone alles in het werk deze gegevens slechts na voorafgaandelijke toestemming van een ouder of voogd te verwerken. Als een ouder of voogd ervan overtuigd zou zijn dat Levet Scone zonder hun toestemming maar onbedoeld persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via de reeds vermelde contactgegevens. De betrokken gegevens worden dan meteen verwijderd.

4. Met welk doel Levet Scone persoonsgegevens verwerkt

Levet Scone verwerkt de persoonsgegevens van haar leden teneinde haar dubbele doelstelling te kunnen realiseren. Deze persoonsgegevens worden in het bijzonder verwerkt om:

– een exhaustief en geactualiseerd overzicht te bewaren van alle oud-leerlingen van het Sint-Jozefcollege Turnhout, in het bijzonder oud-leerlingen die de richtingen secundair onderwijs met vrucht hebben beëindigd en die lid zijn van Levet Scone;

– een exhaustief en geactualiseerd overzicht te bewaren van alle huidige en vroegere benoemde leraren, directieleden en benoemde opvoeders van de richtingen secundair onderwijs van het Sint-Jozefcollege Turnhout en die lid zijn van Levet Scone;

– e-mails te kunnen verzenden aan haar leden met nieuwsberichten en informatie over haar activiteiten;

– haar leden te kunnen bereiken indien dit nodig is om haar dienstverlening te kunnen uitvoeren.

Elk lid van Levet Scone kan erop rekenen dat zijn of haar  persoonsgegevens op een correcte en rechtmatige manier worden verwerkt. Dit betekent dat de gegevens enkel worden verwerkt voor de hierboven beschreven legitieme doeleinden. Levet Scone garandeert bovendien dat de verwerking altijd voldoende, evenredig en niet buitensporig is.

5. Hoe en hoe lang Levet Scone persoonsgegevens bewaart

Levet Scone bewaart de persoonsgegevens van haar leden enkel op offline digitale dragers, zoals een USB-stick. Alle gegevens worden op deze dragers opgeslagen in de vorm van een Microsoft Excel-bestand. Er worden geen gegevens opgeslagen in de cloud.

Voor het versturen van nieuwsbrieven maakt Levet Scone evenwel gebruik van de online dienst SendinBlue. Hiertoe worden voor- en achternaam, retoricajaar en e-mailadres opgeslagen op de servers van SendinBlue. SendinBlue is een organisatie die geregistreerd is in Frankrijk en bijgevolg valt onder de Franse wet- en regelgeving en onder die van de Europese Unie. SendinBlue bewaart alle data op beveiligde servers die exclusief in de Europese Unie gesitueerd zijn.

Levet Scone bewaart de persoonsgegevens van haar leden niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelstellingen te realiseren waarvoor deze gegevens worden verzameld. Gezien de specifieke doelstellingen van Levet Scone worden alle persoonsgegevens permanent bewaard op offline digitale dragers. In geval van overlijden of indien er een uitdrukkelijke vraag is tot verwijdering van gegevens worden alle persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van voor- en achternaam en retoricajaar opdat Levet Scone een exhaustief overzicht kan bewaren van alle oud-leerlingen en (oud-)leerkrachten.

Alle elektronische berichten die Levet Scone ontvangt en waarin persoonsgegevens worden vermeld, worden niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard, afhankelijk van de specifieke doelstelling van het bericht. Alle berichten met persoonsgegevens worden bovendien voor een termijn van maximaal één jaar bewaard.

6. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Leden van Levet Scone hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben ze het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of het gebruik van hun persoonsgegevens door Levet Scone of door derden in opdracht van Levet Scone. Tot slot heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Levet Scone een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die Levet Scone van u beschikt in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde, organisatie te sturen.

Leden kunnen een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van hun persoonsgegevens, een verzoek tot gegevensoverdraging van hun persoonsgegevens of een bezwaar op de verwerking of het gebruik van hun persoonsgegevens overmaken via de reeds vermelde contactgegevens. Levet Scone reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op dergelijke berichten van haar leden. In geval van een verzoek tot verwijdering worden voor- en achternaam en retoricajaar nog bewaard opdat Levet Scone een exhaustief overzicht kan bewaren van alle oud-leerlingen en (oud-)leerkrachten. Indien Levet Scone twijfelt aan de identiteit van de aanvrager, in het bijzonder in het geval van een verzoek tot inzage, verwijdering en gegevensoverdraging, kan een bijkomende identificatie worden gevraagd.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Levet Scone verkoopt de persoonsgegevens van haar leden niet aan derden en geeft ze niet door voor commerciële doeleinden. Levet Scone verstrekt deze gegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de realisatie van haar doelstellingen of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met derden die de gegevens van leden verwerken of gebruiken in haar opdracht sluit Levet Scone een overeenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. In dergelijke gevallen blijft Levet Scone steeds de eindverantwoordelijke.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Levet Scone neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of computersystemen, zonder dat een persoon, bijvoorbeeld een bestuurslid van Levet Scone, hierbij betrokken is.

9. Hoe Levet Scone persoonsgegevens beveiligt

Levet Scone neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Het risico op accidenteel of ongeoorloofd misbruik, verlies, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging en enige andere ongeoorloofde verwerking van de gegevens is tot een minimum beperkt.

Geen enkel risico kan evenwel volledig worden vermeden. Als Levet Scone ongewild geconfronteerd zou worden met een gegevenslek, dan zullen de leden van Levet Scone hiervan op de hoogte worden gesteld en zal er onmiddellijk melding gemaakt worden van het lek bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via de reeds vermelde contactgegevens.

10. Afsluitende bepaling

Als u meer informatie wenst te ontvangen of vragen heeft over het privacybeleid van Levet Scone, neem dan contact op via de reeds vermelde contactgegevens.